Положение об использовании простой электронной подписи для электронного документооборота в информационной системе «iContact»

1. Общие положения
2. Порядок присоединения к электронному документообороту с использованием простой электронной подписи.
3. Технологии применения средств ПЭП в Информационной системе и порядок взаимодействия Сторон
4. Обеспечение юридической силы электронных документов
5. Права, обязанности и ответственность владельца простой электронной подписи (ПЭП)
6. Заключительные положения

1. Общие положения

1.1. Настоящее положение об использовании простой электронной подписи (далее - Положение) для электронного документооборота, формирующегося в рамках обращения Потребителя по вопросу Обмена/Возврата товара в формате электронного Заявления на Обмен/Возврат товара в системе iContact (далее – ИС), является документом, определяющим алгоритм действий по использованию простой электронной подписи в фирменных магазинах o:space при осуществлении Обмена/Возврата товара.

1.2. Термины и определения
В Положении используются следующие термины и их определения:

1.2.1. Информационная система iContact (ИС) - информационная система, предназначенная для регистрации Потребителей в базе данных, используемая Представителями продавца для обработки, фиксации обращений потребителей в рамках Обмена или Возврата Товара надлежащего и ненадлежащего качества, который был приобретен в Новых каналах сбыта и/или иных Торговых точках.

1.2.2. Владелец ИС, Заказчик – акционерное общество «Международные услуги по маркетингу табака», ИНН 7707060700, адрес: Россия, 121614, г. Москва улица Крылатская д. 17 корп.2.

1.2.3. Организатор электронного документооборота, Дистрибьютор – общество с ограниченной ответственностью «СНС-Холдинг», ИНН 5032260402, адрес: Россия, 143002, Московская область, г. Одинцово, ул. Западная, д. 13.

1.2.4. Использование ИС – Дистрибьютор применяет ИС для организации электронного документооборота для целей оказания агентских действий направленных на обмен/возврат Товара ненадлежащего качества на основании
Генерального соглашения между Заказчиком и Дистрибьютором.

1.2.5. Представитель продавца – представитель Дистрибьютора или представитель третьего лица, действующего по поручению Дистрибьютора.1.2.6. Потребитель – физическое лицо, приобретшее товар в Новых каналах сбыта и/или иных Торговых точках.

1.2.7. Пользователи ИС:
1) Владелец ПЭП (Представитель продавца) – Представитель продавца, подписавший Уведомление об ознакомлении с настоящим Положением и использующий принадлежащие ему имя пользователя и пароль для авторизации в ИС.
2) Владелец ПЭП (Потребитель) – Потребитель, который обратился в фирменный магазин o:space по вопросу Обмена/Возврата товара и который прошёл идентификацию, авторизацию в ИС и выразил согласие на присоединение к соглашению об участии в электронном документообороте на условиях настоящего Положения.

1.2.8 Заявление на Обмен/Возврат товара (далее – Заявление) – Заявление, созданное в ИС в электронной форме и подписанное ПЭП потребителя.

1.2.9 Накладная на Возврат товара (далее – Накладная Возврат) – Накладная на Возврат, созданная в ИС, в которой фиксируется информация о товаре, который Потребитель передаёт Представителю продавца в рамках обработки обращения потребителя и подписанная ПЭП Представителя продавца и Потребителя.

1.2.10 Накладная на передачу товара (далее – Накладная на Передачу) – Накладная на Передачу, созданная в ИС, в которой фиксируется информация о товаре, который передаётся Потребителю Представителем продавца взамен возвращенного товара в рамках обработки обращения потребителя и подписанная ПЭП Представителем продавца и Потребителя.

1.2.11 Реестр выданных ПЭП Представителям продавца – хранящийся в ИС список уникальных последовательностей символов, содержащихся в выданных пользователям именах учетных записей и паролям.

1.2.12 Реестр отозванных ПЭП Представителям продавца – хранящийся в ИС список пользователей ИС, простые электронные подписи которых к моменту обращения к данному реестру были отмечены как недействительные.

1.2.13 ПЭП – простая электронная подпись, а именно информация в электронной форме в ИС, возникающая в момент выполнения владельцем электронной подписи команды подписания Документа в интерфейсе ИС, подтверждающая подлинность Документа, которая однозначно связывается с Документом и владельцем ПЭП.

1.2.14 Штамп ПЭП – визуальная отметка об электронной подписи, включающая реквизиты ПЭП, которая автоматически создается средствами ИС с указанием времени формирования, ключа ПЭП. Пример оттиска ПЭП:

1.2.15 Обработка электронного документа – действия пользователя ИС с электронным документом средствами ИС, включая: создание, проверку, подписание ПЭП, создание копии на бумажном носителе.

1.2.16 Новые каналы сбыта – канал продаж, в который Дистрибьютор реализует Товар, включает в себя в том числе фирменные магазины o:space, интернет-магазин и маркетплейсы.

1.2.17 Торговая точка - точка продаж, в которую Дистрибутор реализует Товар, право собственности на который перешло от Заказчика к Дистрибутору ранее.

2. Порядок присоединения к электронному документообороту с использованием простой электронной подписи.

2.1. Согласно ст. 428 Гражданского кодекса Российской Федерации соглашение об участии в электронном документообороте с использованием ПЭП является договором присоединения. Присоединение к соглашению осуществляется на условиях публичной оферты, адресованной Дистрибьютором физическим лицам и размещенной в сети Интернет на сайте Заказчика, myglo.ru, в разделе – «сервисы», https://www.myglo.ru/vozvrat-i-obmen Соглашение действует бессрочно.
Участниками электронного взаимодействия на условиях, определенных настоящим Положением, являются Потребители и Представитель продавца.

2.2. Потребитель и Представитель продавца присоединяются к электронному документообороту с использованием ПЭП на условиях, изложенных в настоящем Положении.

2.3. Потребитель присоединяется к соглашению об участии в электронном документообороте с использованием ПЭП, то есть совершает акцепт оферты, подтвердив своё согласие на применение его условий во взаимоотношениях с Дистрибьютором (нажав на кнопку «СОГЛАСЕН») в ИС, которая становится активной для нажатия после введения кода из смс, направленного Потребителю. Пример рабочего окна в ИС с Положением и кнопкой «СОГЛАСЕН» указан в Приложении №2.

2.4. Представитель продавца присоединяется к соглашению об участии в электронном документообороте с использованием ПЭП, то есть совершает акцепт оферты, подписав Уведомление об ознакомлении с настоящим Положением. Образец Уведомления для Представителя продавца указан в Приложении №1 к настоящему Положению. Уведомление подписывается Представителем продавца в бумажном формате. В ИС подписанное Уведомление загружается в формате *pdf или *JPEG. Копия хранится в карточке зарегистрированного в ИС Представителя продавца, во вкладке «Приложение». Оригинал подписанного Уведомления передаётся в «Отдел по взаимодействию с потребителем» Заказчика. Срок хранения оригинала подписанного «Уведомления» – не менее 5 лет с момента подписания.

2.5. Согласие Потребителя и подписанное Представителем продавца Уведомление являются выраженным согласием о присоединении к соглашению об участии в электронном документообороте с использованием простой электронной подписи на условиях настоящего Положения и в соответствии с действующим законодательством РФ.

2.6. Реализация определенных настоящим положением условий применения ПЭП обеспечивает придание юридической силы Заявлениям на Обмен/Возврат, Накладным на возврат и передачу товара внесённых в ИС, требующих личной подписи Потребителя и Представитель продавца.

2.7. Документы, созданные и подписанные ПЭП в ИС iContact, обладают следующими свойствами:

3. Технология применения средств ПЭП в Информационной Системе и порядок взаимодействия Сторон

3.1. Порядок взаимодействия Представитель продавца и Потребителя.

3.1.1. Потребитель обращается в фирменный магазин o:space с целью обмена или возврата ранее приобретённого товара, торговых марок glo, VUSE, neo, KENT (стики для нагревания).

3.1.2. Представитель продавца:

3.2. Технология применения ПЭП в ИС

3.2.1.. Для применения ПЭП в ИС Представителю продавца необходимо авторизоваться в ИС с использованием публичной и конфиденциальной части ПЭП (имя пользователя – id и пароль учётной записи). Подписание документа выполняется путем нажатия на кнопку «Подписать» в интерфейсе ИС.
Пример оттиска ПЭП Представителю продавца на документе:

3.2.2. Информация обо всех выданных Представителю продавца ПЭП, датах получения и прекращения их действия хранится в ИС постоянно.
Информация об отправке потребителю на указанный номер телефона кода подтверждения, который используется при подписании Документов, датах получения и прекращения их действия хранится в ИС постоянно (логи об отправлении смс сообщения). Код подтверждения, полученный потребителем через смс сообщение при обращении по Обмену/Возврату товара, может быть применён для подписания электронных Документов, которые были сформированы в ИС при обработке обращения потребителя, один раз.

3.2.3 При прекращении у Представителя продавца должностных обязанностей по обработке электронных документов (Заявления, Накладная Возврат, Накладная на Передачу) с использованием ПЭП или при его увольнении, его ПЭП вносится в реестр отозванных ПЭП Ответственным за поддержку ИС. Такая ПЭП не может быть использована для подписания Заявления, Накладной Возврата и Накладной на передачу. Документы подписанные этой ПЭП не считаются подписанными надлежащим образом.

4. Обеспечение юридической силы электронных документов

4.1. Для подписания Заявлений на Обмен/Возврат товара в ИС используется ПЭП, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств, при условии идентификации подписавших документ сторон, подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.

4.2. В качестве публичной части ПЭП Потребителя используется подтвержденный им номер телефона. Подтверждающий код, полученный посредством смс сообщения, который применяется для авторизации, проверки пользователя в ИС и подтверждения формирования ПЭП, является конфиденциальной частью ключа. В качестве публичной части ПЭП Представителя продавца используется номер телефона и уникальное имя учётной записи (далее - id), которые применяются для авторизации в ИС. В качестве конфиденциальной части ключа используется пароль к учетной записи.

4.3 Информационные процессы, изготовление (генерацию), выдачу, регистрацию в ИС указанных в п. 3.2. имен пользователей и паролей для Представителей продавца осуществляет отдел по взаимодействию с потребителем акционерного общества «Международные услуги по маркетингу табака» ИНН 7707060700, адрес 121614 г. Москва улица Крылатская д.17 корп.2 ( далее – Отдел Управления ИС).
Изготовление (генерацию) кода и отправку кода через смс сообщение Потребителю, указанных в п. 4.2, инициирует Представитель продавца, который зарегистрирован в ИС.

4.4 Пароль пользователя Представителя продавца в ИС может быть изменен владельцем в любой момент после авторизации в ИС. Рекомендуется изменять пароль не реже одного раза в три месяца. Для снижения риска набора пароля и несанкционированного использования другим лицом ключа электронной подписи рекомендуется не задавать пароли, использованные ранее.

4.5 Жизненный цикл Документа в ИС включает: создание и прочие действия по его обработке, отражение в системе, хранение ИС обеспечивает регистрацию действий пользователей с документами (логирование) в течение жизненного цикла документа.

4.6 Все владельцы ПЭП признают равнозначность своей ПЭП собственноручной подписи на бумажном носителе.

4.7 Создание, применение ПЭП в ИС инициируется соответствующим действием владельца ПЭП, т.е. не выполняется автоматически или незаметно для владельца.

4.8 Полномочия владельца ПЭП, подписавшего Документы, подтверждаются в момент подписания Документа в ИС автоматически по положительному результату следующих проверок:

4.9 Время формирования электронной подписи фиксируется средствами ИС по локальному времени. В оттиске ПЭП отображается фактическое время нажатия Представителем продавца в ИС кнопки «Проверить».

4.10 Электронные документы (Заявление, накладная на Возврат и Передачу товара) признаются равными по юридической силе документам на бумажных носителях, заверенных собственноручной подписью.

4.11 Пользователи ИС признают, что визуализация штампа ПЭП при демонстрации Документа в интерфейсе ИС, выполненная средствами ИС, является неоспоримым подтверждением факта подписания документа соответствующим владельцем ПЭП (подлинность и неотрекаемость).

4.12 Хранение оригиналов Документов, сформированных и подписанных ПЭП при обращении Потребителя по вопросу Обмена/Возврата товара в ИС, осуществляется в CRM базе данных. Информация о созданных электронных Документах и подписанных ПЭП в ИС и преданных в CRM базу данных для хранения, осуществляется путем записи сведений о Документах (логирование) в архив электронных документов, который является частью ИС.

4.12.1 Владелец ИС обеспечивает передачу скан-копии сформированных электронных Документов, подписанных ПЭП в ИС, хранящихся в CRM базе данных, Дистрибьютору посредством ftp-папки. CRM база данных осуществляет выборку электронных Документов по определённым фильтрам (тема Обращения и дата формирование электронного Документа) один раз в день, сформировав архивированную папку электронных Документов, созданных за предыдущий рабочий день. Имя передаваемого архива – дата предыдущего рабочего дня. Создание архива электронных Документов и отправка в ftp-папку логируется в журнале аудита CRM базы данных. Архив, сформированный за прошедший рабочий день, хранится в ftp-папке не более двух месяцев. Доступ к ftp-папке предоставляется по согласованию с Заказчиком, а именно по согласованию с Департаментом по правовым вопросам и внешнекорпоративным связям Заказчика, с Отделом Заказчика по взаимодействию с потребителем и Отделом информационных технологий Заказчика.

4.13 Владелец ИС обеспечивает техническими и организационными мерами защиту от несанкционированного доступа и преднамеренного уничтожения и/или искажения сведений о Документах в архиве электронных документов ИС, а также гарантирует подтверждение авторства документа, подписанного ПЭП в том числе путем утверждения поименного ограничительного списка лиц, имеющих расширенные (административные) права доступа к архиву электронных документов ИС.

4.10. Документы хранятся в ИС в том формате, в котором они были созданы. Срок хранения документов и сведений о документах – не менее 5 лет с момента их создания.

4.11. Копия электронного документа может быть изготовлена (напечатана) на бумажном носителе средствами ИС и заверена собственноручной подписью владельца ПЭП. Копия электронного документа должна содержать визуализацию штамп ПЭП, подтверждающую, что оригинал Документа подписан ПЭП. Аутентичность Документа и его копии на бумажном носителе обеспечивается средствами ИС.

5. Права, обязанности и ответственность владельца электронной подписи

5.1 Владелец ПЭП имеет право:

5.2 Владелец ПЭП обязан:

5.3. Владелец ПЭП несет личную ответственность за сохранность своей ПЭП и его защиту от несанкционированного использования.

6. Заключительные положения

6.1. Настоящее Положение разработано в соответствии с действующим законодательством РФ, Федерального закона №2300-1 «О защите прав потребителей», Федерального закона №63-ФЗ «Об электронной подписи».

6.2. Настоящее Положение вступает в силу и начинает действовать для Сторон с момента присоединения к нему в порядке, указанном в п.2.3. и 2.4. настоящего Положения. 
Приложение № 1
к Положению об использовании простой электронной подписи для электронного документооборота в <<наименование организации>>

УВЕДОМЛЕНИЕ Представителя продавца

<<Фамилия Имя Отчество>>, именуемый в дальнейшем «Представитель продавца», настоящим подтверждает, что ознакомился и согласен с Положением об использовании простой электронной подписи для электронного документооборота в ООО «СНС-Холдинг», а именно:
Представитель продавца признает равнозначность своей простой электронной подписи (далее - ПЭП) собственноручной подписи на бумажном носителе и заявляет о присоединении к соглашению об участии в электронном документообороте с использованием ПЭП на условиях Положения о использовании простой электронной подписи для электронного документооборота в <<наименование организации>> в соответствии с действующим законодательством РФ с <<дата_вступления_в_силу>>.

__________________________________________________________________
дата подписания, личная подпись, ФИО




Приложение № 2 к Положению об использовании простой электронной подписи